“Wat is jullie visie op informatie management?”
“We hebben nu systeem A en gaan naar systeem B en dan hebben we andere informatie nodig.”
“Euhhh?”
“Ja andere rapporten, andere informatie en andere kpi’s enzo. We zouden zelf liever het oude systeem houden maar het primaire proces wil een ander systeem.”
“?, euh”
“Ja um um um, onze visie op informatie management is natuurlijk dat het primaire proces leidend is.”

Zucht!

Schiet mij maar lek. Hoe ga je zo ooit de oorlog winnen. Het is 2014, big data is het toverwoord en alles moet in de cloud.

In gedachten ben ik terug in de collegezaal. Het rijtje missie/visie, strategie, taktiek en operationele uitvoering schiet door mijn hoofd. Of de manager die dacht dat nog één rapport de realiteit zou veranderen. Stapels rapporten die de interne klant niet wil en niet begrijpt. Data is niet hetzelfde als informatie.

Wat te denken van het ingehuurde zwaargewicht van het duurste interim bureau voor topmanagers in Nederland wiens belangrijkste bijdrage aan zes maanden discussie was dat we de plus en min bij kosten en opbrengsten in de rapportages moesten omwisselen.

Mag het een onsje meer zijn?

Voordat ik in de lach schiet en denk het is vrijdag, vanavond maar eens lekker een biertje drinken herinner ik mij een andere manager. Hij wilde alle rapporten die er waren tot een groot rapport bundelen want iedereen weet dat meer beter is dan minder. “The bigger the better” was zijn visie. Het begon met 200 pagina’s en na een paar maanden zaten we op ruim 300. Natuurlijk sloten de cijfers in het “report pack” niet met elkaar. Ze kwamen van diverse afdelingen die niet onderling communiceerden en hun eigen waarheid kenden. Op een dag werd de manager door de achterdeur afgevoerd. De dag erna verdween het “report pack” met zo mogelijk nog meer discretie.

Of toch een onsje minder?

De visie van zijn opvolger stond daar lijnrecht tegenover. Zijn fetish was het rapport dat alle andere rapporten overbodig zou maken.

“Twintig pagina’s maximaal en schrap alvast maar alle andere rapporten.
We kijken wel wie er piept.
Wie het waagt om nog een rapport te versturen vliegt eruit!”

Verschroeide aarde, thermo-nucleaire oorlogsvoering. Het management team piept niet, maar loeit. Grote baas boos, nieuw baas boos:

“Natuurlijk heb ik gezegd dat er geen enkel rapport meer uit mocht.
Ik bedoelde natuurlijk niet dat rapport, want dat ken ik niet.”

Heerlijk die Amerikaanse cultuur. Hij kende geen enkel rapport. Later bleek dat hij zijn heilige graal al een keer elders met dezelfde desastreuze gevolgen had geïmplementeerd. Hij heeft daar naar horen zeggen drie maanden gewerkt.

Middel of doel?

Terug naar het begin: soms is een gesprek met iemand zonder visie ook wel eens verfrissend. Misschien moet ik hem een boek van Edward Tufte cadeau doen.

Blijkbaar is het niet alleen moeilijker dan ik dacht, ik word me me er ook van bewust hoe gepassioneerd ik erover ben. En ja mijn vingers jeuken om te helpen de boel op de rails te krijgen, maar ik moet het niet doen.

Het is zo mooi om uit die brij van gegevens zinvolle rapporten te ontwerpen die de organisatie helpen met het realiseren van haar doelstellingen. Rapporten met een intelligente selectie aan informatie, waar de gebruiker wat aan heeft. Het moment waarop de gebruiker begrijpt dat minder meer is en ziet hoe de modellering van het rapport haar door de informatie begeleid. Het rapport wordt haar rapport.
Een rapport kijkt per definitie terug. Leer ervan, maar leg het daarna terzijde en kijk vooruit: daar doe je het voor.